Onko kevään merkki se, että järvien jäät kestävät enää pilkkijöitä tai leskenlehdet muuttaa tienpientareille? Isännöinnille kevät merkitsee kokouksia. Kokouksia, jotka kaukaa katsottuna vaikuttaa rutiineilta. Karkeasti ajatellen kokouksia on kahdenlaisia; hallituksen kokouksia ja yhtiökokouksia. Hieman lähempää katsottuna jokainen kokous on kuitenkin omanlaisensa. Taloyhtiöt ovat yksilöitä ja kokoukseen osallistujat ovat yksilöitä.
Mistä muodostuu hyvä kokous. Tähän toki vaikuttaa osallistujan odotukset, mutta me isännöinnissä kirjasimme muutamia hyvän kokouksen tunnusmerkkejä.
Yhteisesti hyväksytty tulevaisuuteen tähtäävä tahtotila, joka ohjaa päätöksentekoa. Monesti tätä on kutsuttu taloyhtiön strategiaksi. Kun yhteinen tahtotila on tiedossa, on helpompaa viedä eteenpäin taloyhtiölle tärkeitä hankkeita.
Jotta tulevaisuuteen tähtäävä yhteinen tahtotila voisi ohjata päätöksentekoa, on yhtiön johtamisen oltava avointa ja ennakoitavaa. Avoimuuden puute johtaa usein osakkaan epäilevään mielentilaan ja rationaalisten päätösten tekeminen vaikeutuu. Kun pystymme kertomaan miksi ja mitä tulevaisuudessa uskomme tapahtuvan, helpottuu tulevaisuuden hahmottaminen ilman kristallipalloa. Taloyhtiöissä harvoin tapahtuu asioita, joita ei olisi voitu ennakoida. Tokikaan vahinkoja ja tapaturmia ei aina voida kokonaan estää, mutta niihin voidaan varautua.
Avoimuuteen liittyy myös selkeät ja ymmärrettävät dokumentit yhtiön tilasta ja suunnitelmista. Vaikka kaikki kokoukseen osallistujat eivät aina ole kirjanpidon tai tekniikan asiantuntijoita, pitää isännöitsijän osata esittää asia ymmärrettävästi. Kokouksen avoin ja keskusteleva ilmapiiri takaa myös sen, että osallistujilla on mahdollisuus kysyä askarruttavista asioista ja saada ymmärrettävä vastaus. Tyhmiä kysymyksiä ei ole. Kokousmateriaaliin kannattaa toki tutustua hyvin ennen kokousta.
Ihan aina kokouksessa tehdyt päätökset eivät miellytä kaikkia. Tämä korostuu monesti isoista remonteista päätettäessä. Remonttien maksaminen ei aina tunnu mukavalta. Tätä kannattaa kuitenkin miettiä siltä kantilta, tuliko päätökseksi yhtiön edun mukainen päätös. Päätöksethän tehdään yhtiön edun mukaisesti.
Viimeisenä tärkeänä asiana kokouksen onnistumiselle on osallistujien taito kokoustamiseen. Osakkailta ei tokikaan odoteta erityisiä taitoja osallistuessaan kokoukseen. Ystävällinen käyttäytyminen ja asiassa pysyminen riittää. Kokouksen toimihenkilöiltä odotetaan enemmän. Puheenjohtajan kaikki huomioiva, oikeudenmukainen ja jämpti kokouksen johtaminen vie kokousta eteenpäin ilman, että harhaudutaan sivuraiteille ja asioista saadaan tehtyä perustellut päätökset oikeassa järjestyksessä. Isännöitsijän ammattitaito ja kokemus tuo kokoukseen lisäarvon, joka on rakentunut satojen tai jopa tuhansien kokousten kautta. He ovat ammattilaisia ja heiltä on oikeus odottaa sen mukaista osaamista. Saapuessanne kokoukseen osoitatte kiinnostusta yhteisiin asioihin ja teillä on oikeus myös odottaa hyvää kokousta. Älkää tyytykö huonoon tai kiukuttelevaan isännöitsijään.
Kokouksen toimihenkilöiden toiminnalla voidaan osoittaa, että yhtiön hoito on hyvissä käsissä. Osalle kokoukseen osallistujista nämä kokoukset ovat ainoa kosketuspinta taloyhtiön hallintoon. Huonolla kokouksella annetaan muille osallistujille kuva, josta jää paha mieli. Sellaisia kokouksia emme halua.
Otsikkokuvassa toimistomme sisäkuvaa. Ikkunan sisäpinta on maaliskuun aurikoisena päivänä 35,9 astetta ja lattiapinta auringossa 29,4 astetta. Kevään merkkejä nämäkin. Jos kuva ei näy kokonaan, voit kokeilla kaventaa selainikkunan leveyttä.
